Hospital Célio de Castro é o primeiro 100% SUS de Minas Gerais a implementar tabela de temporalidade de documentos

Em mais uma iniciativa pioneira, o Hospital Célio de Castro é o primeiro de Minas Gerais a implementar a tabela de temporalidade de documentos (TTD).

Trata-se de uma ferramenta de gestão essencial para definir o ciclo de vida dos documentos e fundamental na redução de custos com o armazenamento físico.

Ou seja, a TTD estabelece o prazo de guarda e a destinação de cada documento: se e quando será eliminado ou se é de guarda permanente. Além disso, garante conformidade legal, agiliza a recuperação de informações e organiza a produção documental das organizações.

Neste mês, o hospital concluiu a terceira etapa do processo de implementação da TTD com a apresentação do resultado do trabalho da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), instituída em 2025 para coordenar as atividades do projeto, no Arquivo Público de Belo Horizonte.

O órgão da Prefeitura de Belo Horizonte é responsável pela gestão, guarda, preservação e acesso de documentos. É ele que vai dar a palavra final sobre a destinação de cada documento produzido no Hospital Célio de Castro.

Em 9 de março, o diretor administrativo financeiro, Mauro Heleno, ao lado da equipe da CPAD-HMDCC, apresentou o case do hospital no Arquivo Público de BH.

O projeto de implementação da TTD foi divido em três etapas. A primeira foi a de identificação dos tipos de documentos e o Hospital Célio de Castro listou 544 tipos. Em seguida, foi o momento de avaliar cada documento para sugerir a guarda permanente ou o descarte.

A terceira e última etapa – que é de responsabilidade do Arquivo Público de BH – é conceder a palavra final sobre a destinação de cada documento.

“Toda guarda documental precisa passar pelo crivo do arquivo público que é o órgão competente para o assunto”, afirma o gerente de administrativo-financeiro, Giovanni Ornellas.

Diretor administrativo financeiro, Mauro Heleno explica que a implementação da tabela de temporalidade traz para a instituição não só uma garantia de conformidade legal e segurança jurídica no tratamento de seus documentos, mas agrega também um conhecimento que trará também uma otimização de processos e redução de custos.